Оформление командировки

Планирование

1. Определиться целью командировки, датами и пунктами назначения

Командировка может быть только с отправлением из Москвы и возвращением в Москву.

Цели командировки должны быть научными или исследовательскими и тема исследования или выступления должна соотноситься с темой исследовательского проекта текущего года. Участие в конференции, семинаре, школе, выступление с лекцией, исследовательская работа в архивах других городов - допустимые основания для поездки.

Даты командировки — это день отправления из Москвы (согласно билету) и день возвращения в Москву (согласно билету). Если вы едете на какое-то мероприятие, то допустимые сроки командировки — приезд накануне даты начала мероприятия и отъезд в последний день, либо на следующий день после окончания мероприятия. 

Если в вашей командировке несколько пунктов назначения, то они все должны быть указаны в заявке на командировку и пребывание там должно быть обосновано заданием командировки.

2. Посчитать, сколько будет стоить командировка

Минимальные обязательные расходы по командировке, которые хоть кто-то должен оплачивать — суточные, проезд и проживание (оплата жилья). 
Кроме этого могут быть оплачены трансферы от аэропорта до гостиницы и обратно (аэроэкспрессы, автобусы, но не такси), страховка, расходы по оформлению визы, регистрационные взносы для участия в мероприятии. 
 

Суточные

Обязательная статья расходов. Считаются строго по дням нахождения в командировке. Подсчет дней подтверждается билетами (если командировка по России) либо штампами в паспорте (при командировке за границу).

Сумма суточных по России — 700 рублей в день.
Сумма суточных за рубежом зависит от страны, счёт может идти от десятков до сотен у.е. в сутки. Для уточнения напишите менеджеру Института.

Суточные не оплачиваются университетом в только в случае если принимающая сторона пишет в приглашении "все расходы оплачиваются принимающей стороной".

Проживание

Можно жить в гостиницах классом не выше 4*. Номер должен быть стандартным и одноместным. Если по каким-то причинам вы покупаете место в двухместном номере, попросите у администрации гостиницы, чтобы в документах об оплате обязательно было указано, что вы проживали в одиночестве.

Проживание в апартаментах возможно, но при условии, что будет указано, что проживание одноместное, помещение стандартной категории. Проживание в одиночестве. Возможно при условии, что будут документы о бронировании (письма-подтверждения от сайтов бронирования подходят). 

Проживание в частном секторе возможно при условии, что владелец будет зарегистрирован как ИП и предоставит оригинал договора.

Проезд

Только билеты стандартных категорий.

3. Согласовать получившиеся расчёты с руководством

После того, как определены сроки и суммы определены, нужно написать директору института О.В. Будницкому с копией менеджеру подразделения всю информацию: сроки и место планируемой командировки, статьи расходов и суммы.

После того, как будет получено согласование, менеджер подаёт заявку на командирование через систему СЭД,

Оформление командировки

К этому этапу нужно подойти не позже чем за 4 недели до даты поездки.
Ближе к дате командировки можно, но вероятность успеть в срок и получить аванс становится всё меньше.

Заявку запускает менеджер. 

На основании заявки Управление персонала готовит приказ.

Как только приказ подписан курирующим проректором, менеджер присылает сотруднику копию приказа и сметы командировки.

Получение аванс

С копией приказа, сметой и заполненным заявлением на перечисление аванса надо обратиться к Ларисе Владимировне Пирской.

Командировка

В процессе помимо выполнения собственно задач командировки нужно внимательно собирать документы об оплате.

Общая идея: на все расходы, сделанные по карте нужна будет выписка с карты (выгрузка из онлайн-банка подходит).

Все расходы наличными должны подтверждаться чеками.

Проезд

Копии билетов, при авиапоездке - обязательно посадочные талоны (распечатанные самостоятельно, либо полученные при регистрации). Если по какой-то причине посадочного талона нет, нужно будет обратиться в авиакомпанию и запросить справку о том, что вы действительно воспользовались рейсом.

Проживание

Квитанция об оплате + кассовы чек. Либо письмо-подтверждение от службы бронирования+выписка с карты.

Прочие расходы

Отчетность по командировке

Авансовый отчет

Денежка.

Содержательный отчёт.